Umawianie spotkań w pracy często wygląda podobnie: jedna osoba proponuje termin, druga odpowiada, że nie może, trzecia proponuje inny dzień, a w skrzynce pojawia się długa wymiana wiadomości. Przy większej liczbie uczestników koordynacja kalendarzy potrafi zająć więcej czasu niż samo spotkanie.
Google chce to zmienić. Firma rozwija funkcję „Help me schedule” w Gmailu, która wykorzystuje sztuczną inteligencję Gemini do automatycznego planowania spotkań. Nowe możliwości pozwalają teraz umawiać spotkania z wieloma uczestnikami, bez konieczności ręcznego sprawdzania kalendarzy czy wysyłania kolejnych maili z propozycjami terminów.
Sztuczna inteligencja Gemini pomaga w planowaniu spotkań
Funkcja Help me schedule została po raz pierwszy wprowadzona w październiku 2025 roku, ale początkowo pozwalała planować spotkania tylko między dwiema osobami. Teraz Google rozszerza jej możliwości tak, aby obsługiwała spotkania grupowe.
W praktyce oznacza to, że użytkownik piszący wiadomość w Gmailu nie musi już samodzielnie analizować dostępności wszystkich uczestników. Gemini potrafi rozpoznać, że w treści maila próbujemy ustalić termin spotkania, a następnie wyświetla w oknie tworzenia wiadomości przycisk Help me schedule.
Jeśli w wątku mailowym znajduje się więcej niż jeden odbiorca, sztuczna inteligencja analizuje dostępność w kalendarzach i proponuje najbardziej optymalne terminy spotkania.
Gmail analizuje kalendarze i proponuje najlepszy termin
Nowa funkcja opiera się na analizie danych z Google Calendar. Gemini bierze pod uwagę m.in. dostępność uczestników, godziny pracy oraz inne wydarzenia zapisane w kalendarzu.
Na tej podstawie system proponuje kilka potencjalnych terminów, które mają największą szansę pasować wszystkim uczestnikom. Dzięki temu użytkownik nie musi już ręcznie sprawdzać kalendarzy ani wysyłać kilku wiadomości z kolejnymi propozycjami.
Co ważne, system działa tylko w zakresie kalendarzy, do których użytkownik ma dostęp. Jeśli organizator widzi kalendarze swoich współpracowników, Gemini może uwzględnić ich dostępność podczas proponowania terminów.
Może Cię zainteresować: ChatGPT 5.4 – przełomowa aktualizacja AI. Co nowego potrafi najnowszy model OpenAI?
Automatyczne zarządzanie listą uczestników
Jednym z ciekawszych elementów nowej funkcji jest automatyczne zarządzanie listą gości. Gmail potrafi automatycznie pobrać uczestników spotkania z wątku mailowego, w którym omawiany jest termin.
Użytkownik nadal zachowuje jednak pełną kontrolę nad listą zaproszonych osób. W każdej chwili można:
-
dodać nowych uczestników,
-
usunąć wybrane osoby,
-
zmodyfikować listę zaproszonych gości.
To ważne zwłaszcza w przypadku spotkań biznesowych, w których często uczestniczą zarówno pracownicy firmy, jak i osoby z zewnątrz.
Zaproszenia wysyłane automatycznie z Gmaila
Po wybraniu terminu przez jednego z uczestników system automatycznie tworzy zaproszenie w Google Calendar i wysyła je do wszystkich osób biorących udział w spotkaniu.
Zaproszenie trafia do:
-
wszystkich uczestników z listy gości,
-
osób zewnętrznych spoza organizacji,
-
użytkowników, którzy wcześniej byli częścią wątku mailowego.
Dzięki temu cały proces organizacji spotkania może odbyć się praktycznie bez ręcznego tworzenia wydarzeń w kalendarzu.
AI w Gmailu zmienia sposób organizowania pracy
Nowa funkcja jest kolejnym przykładem tego, jak Google rozwija integrację sztucznej inteligencji w usługach Workspace. W ostatnich miesiącach Gemini pojawiło się m.in. w Gmailu, Dokumentach Google czy Arkuszach.
Celem tych zmian jest stopniowa automatyzacja wielu codziennych czynności biurowych. Planowanie spotkań jest jednym z najbardziej oczywistych obszarów, w których AI może znacząco skrócić czas pracy.
W dużych organizacjach, gdzie spotkania często obejmują wiele zespołów i działów, automatyczne dopasowanie terminów może przynieść realne oszczędności czasu.
Kiedy funkcja pojawi się u użytkowników
Google rozpoczęło wdrażanie nowych możliwości 25 lutego 2026 roku w domenach korzystających z tzw. szybkiego kanału aktualizacji (Rapid Release). Wdrożenie ma charakter stopniowy i może potrwać dłużej niż dwa tygodnie.
Dla domen korzystających ze standardowego harmonogramu aktualizacji (Scheduled Release) funkcja zacznie pojawiać się od 16 marca 2026 roku, również w formie stopniowego rollout’u.
Dostępność funkcji w Google Workspace
Nowa funkcja planowania spotkań z pomocą Gemini będzie dostępna dla użytkowników wybranych planów Google Workspace, w tym:
-
Business Standard
-
Business Plus
-
Enterprise Starter
-
Enterprise Standard
-
Enterprise Plus
-
Google AI Pro for Education
-
Frontline Plus
Administratorzy organizacji mogą zarządzać dostępem do funkcji Gemini w panelu administracyjnym Workspace.
Gmail coraz bardziej przypomina inteligentnego asystenta
Wprowadzenie funkcji Help me schedule pokazuje kierunek, w którym zmierzają narzędzia do pracy biurowej. Gmail przestaje być jedynie skrzynką pocztową, a zaczyna działać jak inteligentny asystent organizujący komunikację i kalendarz użytkownika.
Jeśli rozwój takich funkcji będzie kontynuowany, w najbliższych latach sztuczna inteligencja może przejąć znaczną część zadań związanych z planowaniem spotkań, koordynacją zespołów i zarządzaniem czasem pracy.
Może Cię zainteresować: ChatGPT – 20 sztuczek i trików, które musisz znać w 2026 roku
Źródło: Google Workspace Updates
Dziękujemy za przeczytanie artykułu na Techoteka.pl.
Publikujemy codziennie informacje o sztucznej inteligencji, nowych technologiach, IT oraz rozwoju agentów AI.
Obserwuj nas na Facebooku, aby nie przegapić kolejnych artykułów.