Jak Zacząć Pracę z Microsoft Copilot: Przewodnik dla Początkujących

Microsoft Copilot to inteligentny asystent AI, który pomaga w codziennej pracy, nauce i rozrywce. Działa jak osobisty asystent, który rozumie kontekst Twoich działań i zwiększa produktywność zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Co więcej, jest dostępny w postaci prostego interfejsu czatu w takich aplikacjach jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams.

W tym przewodniku pokażemy Ci, jak rozpocząć pracę z Microsoft Copilot, niezależnie od tego, czy korzystasz z wersji darmowej dla użytkowników indywidualnych, czy płatnej wersji biznesowej za 30$ za użytkownika. Dowiesz się, jak skonfigurować dostęp, wykonać pierwsze kroki i wykorzystać najważniejsze funkcje, które sprawią, że Twoja codzienna praca stanie się znacznie wydajniejsza.

Czytaj również: Czym jest ChatGPT i jak działa? Jak korzystać z ChatGPT?

Czym jest Microsoft Copilot i jak działa?

Microsoft Copilot to zaawansowany asystent oparty na sztucznej inteligencji, który został stworzony, aby zmienić sposób, w jaki pracujemy z aplikacjami Microsoft. Nazwa “Copilot” nie jest przypadkowa – narzędzie to działa jak współpilot, który pomaga nam sterować naszą cyfrową przestrzenią pracy, oferując wsparcie w czasie rzeczywistym.

Asystent AI zintegrowany z Microsoft 365

Microsoft Copilot jest narzędziem opartym na sztucznej inteligencji, które pomaga w wykonywaniu zadań służbowych poprzez integrację z aplikacjami Microsoft 365. Jego działanie polega na tym, że użytkownicy wprowadzają polecenie tekstowe (tzw. prompt), a Copilot odpowiada generując treści w czasie rzeczywistym. Odpowiedzi mogą zawierać informacje z internetu oraz z firmowych zasobów, do których użytkownik ma dostęp.

Kluczowym elementem działania Copilota jest jego integracja z Microsoft Graph, która pozwala mu na personalizowanie odpowiedzi przy użyciu służbowych wiadomości e-mail, czatów i dokumentów użytkownika. Warto podkreślić, że narzędzie pokazuje tylko dane, do których użytkownicy mają uprawnienia dostępu, co zapewnia bezpieczeństwo informacji firmowych.

Mechanizm działania opiera się na koordynacji dużych modeli językowych (LLM), które są typem algorytmów sztucznej inteligencji. Modele te wykorzystują techniki uczenia głębokiego i rozległe zbiory danych, aby zrozumieć, podsumować, przewidzieć i wygenerować treści na żądanie użytkownika.

Microsoft Copilot współpracuje z najpopularniejszymi aplikacjami pakietu Microsoft 365:

• Word – pomaga tworzyć, interpretować i edytować dokumenty
• Excel – wspiera analizę danych, automatyzuje formuły i generuje szczegółowe informacje
• PowerPoint – ułatwia tworzenie atrakcyjnych wizualnie prezentacji
• Outlook – pomaga w zarządzaniu e-mailami i tworzeniu odpowiedzi
• Teams – usprawnia współpracę, podsumowując dyskusje i usprawniając zarządzanie projektami

Ponadto funkcja Microsoft 365 Copilot Chat może podsumować do 30 dni zawartości czatu przed ostatnią wiadomością w danym wątku. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko zorientować się w przebiegu rozmowy, nawet jeśli nie uczestniczyli w niej od początku.

Różnice między Copilot a ChatGPT

Chociaż zarówno Microsoft Copilot, jak i ChatGPT są oparte na tej samej technologii modeli językowych od OpenAI, istnieją między nimi istotne różnice funkcjonalne.

Copilot został uruchomiony 7 lutego 2023 roku, pierwotnie pod nazwą Bing Chat. Od samego początku był on zintegrowany z wyszukiwarką Bing, co daje mu możliwość wyszukiwania aktualnych informacji w internecie. W przeciwieństwie do tego, podstawowa wersja ChatGPT ma dostęp tylko do danych, na których została wytrenowana, bez możliwości sprawdzania aktualnych informacji w sieci.

Kolejną znaczącą różnicą jest głęboka integracja Copilota z ekosystemem Microsoft. Podczas gdy ChatGPT działa głównie jako samodzielne narzędzie konwersacyjne, Copilot jest wbudowany w aplikacje Microsoft 365, co pozwala mu na płynną interakcję z dokumentami Word, arkuszami Excel i innymi aplikacjami. Ta integracja jest szczególnie wartościowa dla firm, które już korzystają z rozwiązań Microsoft.

Warto również zauważyć, że bezpłatna wersja Copilot (wówczas jeszcze pod nazwą Bing Chat) przeszła na model GPT-4 już w marcu 2023 roku, a później na GPT-4 Turbo. Nastąpiło to na kilka miesięcy przed wprowadzeniem tego modelu do płatnej wersji ChatGPT, co dawało użytkownikom Copilota dostęp do bardziej zaawansowanych możliwości bez dodatkowych opłat.

Microsoft Copilot oferuje także różne style konwersacji, które możemy dostosować do naszych potrzeb:

• kreatywny – dla rozbudowanych odpowiedzi z dodatkowymi poradami
• zrównoważony – zapewniający balans między długością a precyzją
• precyzyjny – dostarczający krótkie i jak najtrafniejsze odpowiedzi

Co istotne, Copilot może wykorzystywać jeden z kilku stylów konwersacji, co pozwala dostosować jego odpowiedzi do konkretnych potrzeb użytkownika. Z kolei ChatGPT ma bardziej uniwersalny charakter i większą elastyczność w generowaniu treści na dowolny temat, ale bez specjalistycznego dostosowania do zadań biurowych.

Ważnym aspektem jest również to, że Copilot w wersji biznesowej dziedziczy wszystkie istniejące wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności platformy Microsoft 365. Oznacza to, że tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą uzyskać dostęp do generowanej zawartości, co jest kluczowe dla przedsiębiorstw dbających o bezpieczeństwo danych.

Wymagania wstępne do rozpoczęcia pracy z Copilot

Zanim zaczniesz korzystać z Microsoft Copilot, musisz spełnić określone wymagania techniczne i licencyjne. Poznanie tych wymagań pomoże Ci uniknąć problemów podczas pierwszego uruchomienia oraz wybrać najlepszą opcję dostosowaną do Twoich potrzeb.

Wersje systemu i aplikacji Microsoft 365

Microsoft Copilot został zaprojektowany do współpracy z nowoczesnymi środowiskami operacyjnymi, które wspierają najnowsze funkcje zabezpieczeń i wydajności obliczeniowej. Obecnie asystent AI jest oficjalnie wspierany na następujących systemach operacyjnych:

• Windows 11 – zapewnia pełną kompatybilność, optymalizację działania oraz integrację z nowymi funkcjami systemowymi
• Windows 10 – wsparcie ograniczone do wersji 22H2 i wyższych (niektóre nowsze możliwości mogą być częściowo ograniczone)
• macOS – wsparcie obejmuje najnowsze dwie wersje systemu operacyjnego Apple

W przypadku starszych systemów operacyjnych, takich jak Windows 8.1 lub wcześniejsze wersje macOS, funkcjonalność Copilot nie jest gwarantowana i może nie być dostępna. Systemy te często nie spełniają minimalnych standardów bezpieczeństwa wymaganych przez nowoczesne rozwiązania AI.

Jeśli chodzi o aplikacje Microsoft 365, warto wiedzieć, że Copilot współpracuje z różnymi programami, ale wymaga spełnienia pewnych warunków:

• Aby Copilot działał w usługach Word Online, Excel Online i PowerPoint Online, musisz włączyć pliki cookie innych firm
• Microsoft 365 Copilot współpracuje zarówno z klasycznym programem Outlook, jak i nowym programem Outlook (dla systemów Windows i Mac)
• Funkcja Microsoft 365 Copilot jest obsługiwana tylko w podstawowych skrzynkach pocztowych hostowanych w usłudze Exchange Online
• Funkcja Copilot w aplikacji Teams jest dostępna w systemach Windows, Mac, Web, Android i iOS

Ponadto, niektóre funkcje Microsoft 365 Copilot, takie jak przywracanie plików i zarządzanie usługą OneDrive, wymagają, aby użytkownicy mieli konto usługi OneDrive.

Rodzaje licencji Copilot: darmowa, Pro, Microsoft 365 Copilot

Microsoft oferuje trzy główne wersje Copilot, każda z nich jest przeznaczona dla innych grup użytkowników:

1. Microsoft Copilot (wersja bezpłatna) – podstawowa wersja dostępna dla każdego użytkownika. Można z niej korzystać online bez konieczności logowania się, natomiast po zalogowaniu zyskujemy kilka dodatkowych funkcji. Bezpłatna wersja działa najlepiej w przeglądarce (Microsoft Edge lub Chrome) i nie jest dostępna w lokalnych aplikacjach Microsoft 365.
2. Microsoft Copilot Pro – płatna subskrypcja dla użytkowników indywidualnych w cenie około 20 dolarów miesięcznie. Oferuje:
   • Preferowany dostęp do najbardziej zaawansowanych modeli AI w szczytowym czasie użytkowania
   • Wyższe limity użytkowania
   • Wcześniejszy dostęp do eksperymentalnych funkcji
   • Dostęp do Copilota w programach Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote
3. Microsoft 365 Copilot (wcześniej znany jako Microsoft Copilot for Microsoft 365) – najbardziej zaawansowana wersja dla firm i organizacji. Wymaga subskrypcji w wysokości około 24 dolarów miesięcznie za 1 licencję. Zapewnia pełną integrację z pakietem Microsoft 365, zaawansowane funkcje automatyzacji pracy oraz najwyższe standardy ochrony danych.

Aby korzystać z Microsoft 365 Copilot, klienci muszą posiadać jeden z następujących planów:

• Microsoft 365 Business Standard lub Business Premium
• Microsoft 365 E3 lub E5
• Office 365 E3 lub E5

Szczegółowa lista planów subskrypcji uprawniających do korzystania z Microsoft 365 Copilot obejmuje:

• Microsoft 365 E5, E3, F1, F3
• Office 365 E5, E3, E1, F3
• Microsoft 365 Business Premium, Business Standard, Business Basic
• Aplikacje Microsoft 365 dla przedsiębiorstw lub dla firm

Warto zaznaczyć, że Microsoft 365 Copilot jest dostępny jako plan dodatku do istniejącej subskrypcji, a nie jako samodzielna usługa.

Natomiast w przypadku instytucji edukacyjnych, Microsoft 365 Copilot jest dostępny dla posiadaczy następujących planów:

• Microsoft 365 A1, A3 lub A5 dla nauczycieli lub wykładowców
• Office 365 A1, A3 lub A5 dla nauczycieli lub wykładowców albo studentów uczelni wyższych w wieku powyżej 18 lat

Dlatego przed wyborem odpowiedniej wersji Copilot, dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby oraz aktualne subskrypcje Microsoft 365, aby wybrać najbardziej odpowiednie rozwiązanie dla siebie lub swojej organizacji.

Jak uzyskać dostęp do Copilot?

Po poznaniu wymagań wstępnych czas na konkretne informacje dotyczące metod dostępu do Microsoft Copilot. Uzyskanie dostępu do tego narzędzia AI jest możliwe na kilka sposobów, w zależności od urządzenia i preferencji użytkownika.

Logowanie do Copilot przez przeglądarkę

Najprostszym sposobem rozpoczęcia pracy z Copilot jest użycie przeglądarki internetowej. Aby uzyskać dostęp do pełnej funkcjonalności:

1. Otwórz dowolną nowoczesną przeglądarkę i przejdź na stronę copilot.com
2. Zaloguj się przy użyciu jednej z dostępnych opcji:
   • Osobiste konto Microsoft
   • Identyfikator Apple ID
   • Konto Google

Zalogowanie się do Copilot przez przeglądarkę gwarantuje dostęp do historii czatu, funkcji tworzenia obrazów, dłuższych konwersacji oraz interakcji głosowych. Ponadto umożliwia korzystanie z innych zaawansowanych funkcji, które nie są dostępne dla niezalogowanych użytkowników.

Aby zarządzać subskrypcją Microsoft 365 wraz z funkcjami Copilot, należy zalogować się do swojego konta Microsoft lub przejść do pulpitu nawigacyjnego konta, jeśli jesteś już zalogowany. Dzięki temu uzyskasz pełny dostęp do ustawień i możliwości zarządzania posiadanymi licencjami.

Aplikacja mobilna Copilot i integracja z Edge

Microsoft oferuje natomiast wygodne rozwiązania mobilne dla osób korzystających z urządzeń przenośnych. Aplikacja Copilot jest dostępna w sklepie Google Play dla urządzeń z systemem Android. Po zainstalowaniu:

1. Uruchom aplikację na swoim urządzeniu
2. Zaloguj się używając osobistego konta Microsoft, identyfikatora Apple ID lub konta Google
3. Po zalogowaniu uzyskasz dostęp do tych samych funkcji, co w wersji przeglądarkowej

Warto podkreślić, że Copilot dla systemu Android działa nie tylko na telefonach, ale również na tabletach i komputerach Chromebook z systemem Android.

Przede wszystkim, użytkownicy przeglądarki Microsoft Edge mają jeszcze prostszą drogę dostępu do Copilot. Wystarczy:

1. Zalogować się do przeglądarki Edge przy użyciu osobistego konta Microsoft
2. Kliknąć ikonę Copilot znajdującą się w prawym górnym rogu przeglądarki

Ponadto integracja Copilot nie ogranicza się tylko do przeglądarek i aplikacji Microsoft. Funkcje Copilot są również dostępne w popularnych aplikacjach komunikacyjnych, takich jak WhatsApp, GroupMe, Line i Viber, co zwiększa elastyczność korzystania z asystenta AI.

Dostęp do Copilot w aplikacjach desktopowych

Dla osób pracujących głównie na komputerach stacjonarnych lub laptopach, Microsoft oferuje integrację Copilot z aplikacjami desktopowymi pakietu Microsoft 365. Subskrypcja Copilot Pro zapewnia dostęp do Copilot w aplikacjach sieci Web, takich jak Word czy PowerPoint.

Aby zainstalować aplikacje Microsoft 365 z funkcją Copilot:

1. Zaloguj się do internetowej wersji pakietu na stronie m365.cloud.microsoft
2. W menu po lewej stronie kliknij “Aplikacje”
3. W prawym górnym rogu rozwiń łącze “Instalowanie aplikacji” i wybierz “Aplikacje Microsoft 365”
4. Na stronie z zakładką “Aplikacje i urządzenia” kliknij przycisk “Zainstaluj pakiet Biuro”
5. Uruchom pobrany instalator i przeprowadź proces instalacji

Podczas pierwszego uruchomienia którejkolwiek z aplikacji pojawi się okno z informacją o konieczności zalogowania się. Kliknij przycisk “Zaloguj”, wprowadź swój adres e-mail i postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.

Warto zauważyć, że w przypadku aplikacji Microsoft 365 Copilot, wymagane jest konto służbowe, szkolne lub osobiste. Po zalogowaniu uzyskasz dostęp do aplikacji i plików platformy Microsoft 365 w jednym miejscu, co umożliwi sprawne znajdowanie, edytowanie i tworzenie zawartości.

W programie Outlook istnieje również możliwość skorzystania z funkcji “Copilot dla Usług”. Wystarczy wybrać tę opcję w programie, zalogować się i połączyć konto CRM. Funkcja ta pozwala na korzystanie z pomocy w podsumowywaniu i tworzeniu wersji roboczych wiadomości e-mail bez konieczności logowania się do programu CRM.

Pierwsze kroki z Copilot AI

Teraz, gdy masz już dostęp do Microsoft Copilot, czas na praktyczne wykorzystanie tego narzędzia w codziennej pracy. Pierwsze użycie Copilota może być nieco przytłaczające, ale dzięki odpowiednim wskazówkom szybko odkryjesz, jak znacząco może on zwiększyć Twoją produktywność.

Jak uruchomić Copilot w Word, Excel, Outlook

Przede wszystkim sprawdź, czy Copilot jest dostępny w Twoich aplikacjach Microsoft 365. Usługa Copilot znajduje się na karcie Narzędzia główne w programach Word, Excel, PowerPoint i Outlook, o ile posiadasz odpowiednią subskrypcję. Jeżeli ikona Copilot nie pojawia się automatycznie, wykonaj następujące kroki:

1. Upewnij się, że korzystasz z właściwego konta z licencją Copilot. Dla użytkowników domowych oznacza to subskrypcję Microsoft 365 Personal, rodzinną lub Copilot Pro. Dla użytkowników biznesowych – jedną z subskrypcji Microsoft 365 (Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 lub F3) oraz Microsoft 365 Copilot.
2. Sprawdź, czy korzystasz z najnowszej wersji aplikacji Microsoft 365. W razie potrzeby zaktualizuj oprogramowanie.
3. Odśwież licencję wybierając w dowolnej aplikacji Microsoft 365 kolejno: Plik > Konto > Aktualizuj licencję. Następnie zamknij i uruchom ponownie wszystkie otwarte aplikacje.
4. Dla użytkowników biznesowych – upewnij się, że korzystasz z bieżącego lub miesięcznego kanału dla przedsiębiorstw, a nie z półrocznego kanału.
5. Sprawdź ustawienia prywatności, aby upewnić się, że opcje “Środowiska analizujące Twoją zawartość” oraz “Wszystkie połączone środowiska” są włączone.

Warto pamiętać, że funkcja Copilot w programie Outlook obecnie obsługuje tylko konta służbowe oraz konta Microsoft (outlook.com, hotmail.com, live.com i msn.com). Konta innych dostawców, takich jak Gmail czy Yahoo, nie mają dostępu do funkcji Copilot.

Przykładowe komendy i zapytania w Copilot

Aby skutecznie korzystać z Copilot, należy zrozumieć, jak formułować polecenia. Polecenia to sposób, w jaki prosisz Microsoft 365 Copilot o wykonanie określonego zadania – tworzenie, podsumowywanie, edytowanie czy przekształcanie treści.

Oto przykłady efektywnych komend dla Copilot:

• “Podaj zwięzłe podsumowanie ostatnich wiadomości o [Produkcie X]”
• “Napisz streszczenie tej prezentacji”
• “Sprawdź przyczyny wprowadzenia na rynek tego produktu pod kątem niespójności”
• “Utwórz propozycję wartości dla [Produkt X]”
• “Stwórz prezentację na podstawie tego dokumentu”

Podczas formułowania poleceń, traktuj interakcję z Copilot jak konwersację – używaj prostego, ale precyzyjnego języka i dostarczaj kontekst. Aby uzyskać lepsze rezultaty, zacznij od szerszego żądania, a następnie dodaj szczegóły. Na przykład, możesz najpierw poprosić o podsumowanie pliku, a potem zadać pytania uzupełniające.

Skuteczne polecenia zwiększają użyteczność Copilot. Wyraźna komunikacja, właściwa interpunkcja i używanie cudzysłowów pomagają Copilot lepiej zrozumieć, co dokładnie chcesz osiągnąć.

Tworzenie pierwszego dokumentu z pomocą Copilot AI

Rozpoczęcie pracy z dokumentem przy wsparciu Copilot jest proste i intuicyjne. Oto jak możesz stworzyć swój pierwszy dokument:

1. Otwórz nowy pusty dokument w programie Word.
2. W polu “Wersja robocza z Copilot” wpisz polecenie określające, jaki dokument chcesz utworzyć, na przykład: “Napisz propozycję nowego produktu dla firmy marketingowej” lub “Utwórz raport kwartalny dla działu sprzedaży”.
3. Wybierz przycisk “Generuj”, a Copilot stworzy dla Ciebie wersję roboczą dokumentu.
4. Po wygenerowaniu treści możesz wybrać jedną z opcji: “Zachowaj ją” (aby zaakceptować treść), “Generuj ponownie” (aby uzyskać inną wersję), “Odrzuć” (aby zacząć od nowa) lub wprowadzić dodatkowe instrukcje w polu edycji, na przykład “Zwiększ zwięzłość” lub “Dodaj więcej przykładów”.

Jeśli chcesz, aby Copilot oparł nowy dokument na istniejących plikach, możesz wpisać znak “/” w wierszu monitu, a następnie nazwę dokumentu, lub wybrać opcję “Pliki” i wskazać dokument z listy. Ta funkcja jest dostępna dla klientów z licencją Microsoft 365 Copilot lub subskrypcją Copilot Pro.

Należy pamiętać, że Copilot generuje wersję roboczą, którą należy zweryfikować i dostosować, aby zapewnić dokładność informacji oraz zgodność z własnym stylem i tonem. Im więcej kontekstu dostarczysz Copilotowi, tym bardziej precyzyjny i dopasowany będzie wygenerowany dokument.

Analogicznie, w programie Excel możesz korzystać z Copilot do analizy danych, a w Outlook – do zarządzania e-mailami i tworzenia odpowiedzi. Każda aplikacja oferuje specyficzne funkcje dostosowane do jej charakteru i przeznaczenia.

Najważniejsze funkcje Copilot w aplikacjach Microsoft

Microsoft Copilot zrewolucjonizował sposób pracy z aplikacjami pakietu Microsoft 365. Każda z aplikacji otrzymała unikalne funkcje dostosowane do jej specyfiki. Przyjrzyjmy się najważniejszym możliwościom, które oferuje to narzędzie AI.

Copilot: tworzenie treści w Word i PowerPoint

W programie Word, Copilot wprowadza nową erę pisania, wykorzystując możliwości sztucznej inteligencji. Narzędzie to ułatwia przejście od pustej strony do kompletnej wersji roboczej dokumentu w znacznie krótszym czasie niż przy samodzielnym redagowaniu. W nowym lub istniejącym dokumencie wystarczy wprowadzić opis tego, co chcemy stworzyć – może to być proste zdanie lub bardziej złożone żądanie z konspektem czy notatkami.

Kiedy tekst jest już w dokumencie, możemy go łatwo modyfikować. Wystarczy zaznaczyć fragment tekstu, wybrać ikonę Copilot na lewym marginesie i z menu wybrać opcję “Modyfikacja”. Możemy również przekształcić tekst w tabelę, wybierając opcję “Wizualizuj jako tabelę”.

Podobnie w PowerPoint, Copilot pozwala szybko tworzyć profesjonalne prezentacje. Wystarczy przekazać Copilotowi temat i poprosić o przygotowanie wersji roboczej. Dodatkowo narzędzie umożliwia tworzenie slajdów z wykorzystaniem oznakowania organizacji oraz dodawanie notatek prelegenta. W przypadku dłuższych prezentacji, Copilot może szybko stworzyć podsumowanie najważniejszych punktów.

Copilot: analiza danych w Excel

W Excelu Copilot staje się potężnym narzędziem analitycznym. Pozwala na łatwe analizowanie, rozumienie i wizualizowanie danych. Aby rozpocząć pracę z Copilotem w Excelu, wystarczy wybrać przycisk Copilot na wstążce lub zaznaczyć komórkę i kliknąć ikonę Copilot obok niej.

Po wydaniu polecenia Copilot analizuje dane i przedstawia szczegółowe informacje w postaci wykresów, tabel przestawnych, podsumowań, trendów lub wartości odstających. Możemy zadawać konkretne pytania dotyczące danych własnymi słowami, na przykład: “Który produkt sprzedał się najlepiej w Kalifornii?” lub “Jakie były 3 stany o najwyższej łącznej sprzedaży w pierwszym kwartale?”.

Copilot pomaga również w tworzeniu formuł dla złożonych obliczeń oraz umożliwia filtrowanie, sortowanie i wyróżnianie danych bez wysiłku. Dzięki temu nawet osoby bez zaawansowanej znajomości Excela mogą efektywnie pracować z arkuszami kalkulacyjnymi.

Copilot: zarządzanie e-mailami w Outlook

Z kolei w Outlooku, Copilot ułatwia codzienną pracę z wiadomościami e-mail. Jedną z kluczowych funkcji jest pomoc w przygotowywaniu odpowiedzi. W Outlook dla komputerów Mac wystarczy wybrać ikonę Copilot z paska narzędzi redagowania, a następnie “Szkolenia przez Copilot”. Narzędzie przejrzy Twoją wiadomość i zaoferuje sugestie dotyczące poprawy tonu, przejrzystości oraz odbioru wiadomości przez czytelników.

Copilot może również pomóc w szybkim rozpoczynaniu wiadomości e-mail, oszczędzając czas na przygotowywaniu korespondencji. Przydatną funkcją jest przekształcanie długich konwersacji e-mail w krótkie podsumowania. Możemy także poprosić Copilota o przejrzenie wiadomości z ostatniego tygodnia i posortowanie ich według pilności lub pokazanie dzisiejszych spotkań.

Copilot: podsumowania spotkań w Teams

Najbardziej innowacyjne funkcje Copilot znajdziemy w Microsoft Teams. Podczas spotkań Copilot może podsumowywać kluczowe punkty dyskusji – w tym kto powiedział co i gdzie ludzie zgadzają się lub nie – sugerować działania do wykonania oraz odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym.

Jeśli dołączymy do spotkania z włączonym Copilotem ponad 5 minut po jego rozpoczęciu, otrzymamy powiadomienie o możliwości wyświetlenia podsumowania. Na kilka minut przed zaplanowanym zakończeniem spotkania Copilot wyśle polecenie, aby pomóc uczestnikom w jego zakończeniu, wyświetlając podsumowanie kluczowych punktów dyskusji i identyfikując kolejne kroki.

Po zakończeniu spotkania dostęp do Copilota jest możliwy na czacie spotkania lub na karcie Podsumowanie. Szczególnie przydatne jest to, gdy mamy podwójną rezerwację lub nie mogliśmy dołączyć do spotkania – Copilot powie nam, co ominęliśmy, w tym czy nas wspomniano i przypisano nam jakieś zadania.

Inteligentne podsumowania są dostępne dla seminariów internetowych i spotkań typu town hall (sesje pytań i odpowiedzi), do których mogą uzyskiwać dostęp organizatorzy wydarzeń, współorganizatorzy i osoby prowadzące.

Korzyści z używania Microsoft Copilot

Zastanawiasz się, jakie konkretne korzyści przyniesie Ci korzystanie z Microsoft Copilot? Wdrożenie asystenta AI w codziennej pracy prowadzi do wymiernych rezultatów, które mogą znacząco zmienić sposób wykonywania obowiązków służbowych.

Oszczędność czasu i automatyzacja

Przede wszystkim, Microsoft Copilot pozwala zaoszczędzić cenny czas. Według badania przeprowadzonego w brytyjskiej administracji publicznej, przeciętny użytkownik zyskuje średnio 26 minut dziennie dzięki korzystaniu z Copilot. Co ciekawe, co siódmy użytkownik raportuje oszczędność przekraczającą godzinę w ciągu dnia pracy. Najbardziej efektywni okazali się pracownicy na niższych stanowiskach, którzy zyskiwali średnio 37 minut dziennie, podczas gdy kadra zarządzająca oszczędzała około 25 minut dziennie.

W badaniu wykazano również, że aż 70% uczestników potwierdziło, iż Copilot rzeczywiście skrócił czas poświęcany na rutynowe czynności i wyszukiwanie informacji. Dzieje się tak, ponieważ narzędzie automatyzuje wiele powtarzalnych zadań, takich jak:

• Tworzenie dokumentów i formatowanie treści
• Analizę danych i generowanie raportów
• Zarządzanie e-mailami i kalendarzem
• Podsumowywanie spotkań i konwersacji

Przykładowo, w aplikacji Forms, Copilot redukuje czas i wysiłek poświęcany na tworzenie ankiet poprzez generowanie wersji roboczej zawartości i sugestii. Możesz więc skupić się na dopracowaniu i dostosowaniu ankiety do swoich potrzeb, zamiast tworzyć ją od podstaw.

Zwiększenie produktywności

Co więcej, wykorzystanie Microsoft Copilot przekłada się na wzrost produktywności. Narzędzie pomaga usprawnić podejmowanie decyzji, dostarczając inteligentne analizy, które umożliwiają użytkownikom szybsze podejmowanie decyzji opartych na danych. Gdy pracownicy spędzają mniej czasu na pracy administracyjnej, mają więcej przestrzeni na skupienie się na strategicznych zadaniach, które napędzają biznes.

Badania wskazują na wysoką satysfakcję użytkowników – aż 80% ankietowanych nie chciało rezygnować z Copilota po zakończeniu pilotażu, podkreślając poprawę komfortu pracy, kreatywności oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jest to szczególnie istotne w kontekście rosnącego problemu wypalenia zawodowego.

W kontekście tworzenia treści, Copilot pomaga w ulepszaniu istniejącej zawartości przez oferowanie sugestii powodujących, że staje się ona bardziej przejrzysta, zwięzła i atrakcyjna. Dzięki temu jakość dokumentów, prezentacji i innych materiałów znacząco wzrasta, nawet gdy nie mamy dużego doświadczenia w ich tworzeniu.

Lepsze zarządzanie informacjami

Dodatkowo, Microsoft Copilot wprowadza nową jakość w zarządzaniu informacjami. Funkcja Copilot Chat pozwala znaleźć potrzebne pliki i zebrać w jednym miejscu krótkie podsumowania projektów, spotkań i czatów. Jest to szczególnie przydatne w organizacjach, gdzie informacje są rozproszone w wielu systemach i aplikacjach.

Rozszerzenie Microsoft 365 Copilot łączy informacje z biletów, plików, dokumentów i zadań w wielu witrynach firm trzecich związanych z pracą, zapewniając wysoce istotne i spersonalizowane wyniki wyszukiwania. Narzędzie działa w tle bez żadnych ręcznych kroków po instalacji, co oznacza, że nie musisz podejmować dodatkowych działań, aby czerpać korzyści z tej funkcji.

Administratorzy mogą również skonfigurować autorytatywne informacje dla swoich organizacji przy użyciu zakładek i akronimów wyszukiwania Copilot, co ułatwia uzyskiwanie odpowiedzi specyficznych dla organizacji bezpośrednio w wynikach wyszukiwania. Funkcje te są przeznaczone do podwyższania poziomu kluczowych zasobów, definiowania terminologii wewnętrznej oraz zwiększania możliwości odnajdywania informacji między zespołami i działami.

Warto także podkreślić, że usługa Copilot Search może uzyskiwać dostęp do danych w systemach innych firm, a także w aplikacjach platformy Microsoft 365 i innych systemach w programie Microsoft Graph. Umożliwia to kompleksowe zarządzanie informacjami bez konieczności przełączania się między różnymi platformami i aplikacjami.

Bezpieczeństwo i prywatność danych w Copilot

Korzystając z Microsoft Copilot, powinieneś mieć świadomość, jak chronione są Twoje dane. Właściwe zabezpieczenia stanowią fundament zaufania do usług opartych na sztucznej inteligencji, zwłaszcza gdy przetwarzają one poufne informacje biznesowe.

Różnice między wersją osobistą a biznesową

Bezpłatna wersja Copilot (Copilot Chat) działa na zupełnie innych zasadach niż wersja biznesowa. Darmowy Copilot przetwarza wyłącznie informacje dostępne publicznie w internecie, wykorzystując model językowy OpenAI i wyszukiwarkę Bing. Nie ma on dostępu do prywatnych danych użytkownika w Microsoft 365, co sprawia, że jest to rozwiązanie bezpieczne pod względem ochrony informacji.

Natomiast Microsoft 365 Copilot wprowadza dodatkową warstwę personalizacji, umożliwiając przetwarzanie danych użytkownika, takich jak wiadomości e-mail, dyskusje w Teams oraz dokumenty przechowywane w SharePoint i OneDrive. Dzięki temu dostarcza bardziej spersonalizowane i precyzyjne informacje. Wersja biznesowa zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa z pełną integracją z usługami Microsoft 365.

Kluczową różnicą jest poziom ochrony danych – wersja biznesowa oferuje zaawansowane zabezpieczenia w środowisku Microsoft 365, w tym Enterprise Data Protection (EDP). EDP odnosi się do mechanizmów kontroli i zobowiązań w ramach dodatku do ochrony danych (DPA), które mają zastosowanie do danych klientów korzystających z Microsoft 365 Copilot.

Podczas gdy wersja darmowa zapewnia podstawowy poziom ochrony, odpowiedni dla użytkowników indywidualnych, wersja biznesowa wprowadza rozszerzone funkcje bezpieczeństwa, niezbędne dla przedsiębiorstw wymagających kompleksowej ochrony danych i zgodności z przepisami.

Zgodność z RODO i szyfrowanie danych

Microsoft 365 Copilot jest w pełni zgodny z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), które reguluje przetwarzanie i ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej. Dla klientów z UE, Copilot jest usługą z geograficznym ograniczeniem przetwarzania danych, co oznacza, że dane pozostają w granicach Unii Europejskiej.

Warto podkreślić, że dane w Microsoft Copilot są chronione przez kompleksowe mechanizmy szyfrowania. Microsoft wykorzystuje rygorystyczne zabezpieczenia fizyczne oraz wielowarstwową strategię szyfrowania, aby chronić poufność i integralność zawartości klientów. Technologie po stronie usługi szyfrują zawartość przechowywaną i przesyłaną, wykorzystując między innymi:

• BitLocker do szyfrowania dysków
• Szyfrowanie poszczególnych plików
• Protokół Transport Layer Security (TLS)
• Zabezpieczenia protokołu internetowego (IPsec)

Wszystkie dane klientów przechowywane w Copilot są domyślnie szyfrowane przy użyciu silnych kluczy szyfrowania zarządzanych przez Microsoft. Dodatkowo, Power Platform udostępnia opcję użycia klucza szyfrowania zarządzanego przez klienta (CMK), co zapewnia dodatkową kontrolę nad ochroną danych.

Niezwykle istotne jest to, że Microsoft zobowiązuje się nie wykorzystywać danych klienta do trenowania usługi Copilot lub jej funkcji AI bez wyraźnej zgody. Treść zapytań wprowadzanych do Copilota oraz wygenerowane odpowiedzi nie są używane do dalszego trenowania modeli językowych OpenAI ani żadnych innych modeli Microsoftu.

Microsoft Copilot przestrzega istniejących uprawnień i zasad dotyczących danych, a jego odpowiedzi są oparte wyłącznie na danych, do których użytkownik ma dostęp. Kiedy dane są zaszyfrowane przez usługę Microsoft Purview Information Protection, Copilot respektuje prawa użycia przyznane użytkownikowi.

Jak rozwijać umiejętności pracy z Copilot?

Doskonalenie umiejętności obsługi Microsoft Copilot to proces, który może znacząco zwiększyć Twoją produktywność. Na szczęście Microsoft oferuje wiele sposobów na podnoszenie kwalifikacji w tym zakresie.

Warsztaty i szkolenia Microsoft

Przede wszystkim, Microsoft udostępnia różnorodne opcje szkoleniowe dostosowane do różnych grup użytkowników. Jedną z nich jest interaktywny warsztat “Copilot for Microsoft 365 Interactive Experience for Executives”, który trwa około godziny i skupia się na praktycznym wykorzystaniu Copilota w scenariuszach na poziomie zarządzania. Szkolenie to obejmuje tworzenie skutecznych promptów, planowanie przy użyciu Outlooka oraz generowanie pomysłów w aplikacjach Word i PowerPoint.

Dodatkowo dla instytucji edukacyjnych dostępne są specjalistyczne szkolenia, takie jak “Ulepszanie nauczania i uczenia się za pomocą rozwiązania Microsoft Copilot”. Nauczyciele mają możliwość eksplorowania potencjału sztucznej inteligencji w edukacji poprzez poznawanie podstawowych pojęć, technik i narzędzi AI.

Materiały edukacyjne i dokumentacja

Microsoft oferuje obszerną bibliotekę materiałów edukacyjnych na platformie Microsoft Learn. Znajdziesz tam ścieżki szkoleniowe, takie jak “Rozpocznij pracę z Microsoft 365 Copilot”, która składa się z trzech kluczowych modułów. Materiały te są zaprojektowane zarówno dla początkujących, jak i zaawansowanych użytkowników.

Na platformie dostępne są także:

• Filmy instruktażowe pokazujące najlepsze praktyki korzystania z Copilot
• Samouczki dotyczące tworzenia efektywnych poleceń
• Przykłady rzeczywistych scenariuszy wykorzystania w biznesie
• Dokumentacja techniczna z regularnie aktualizowaną zawartością

Tworzenie własnych Copilotów w Copilot Studio

Ostatecznie po zdobyciu podstawowych umiejętności możesz przejść do tworzenia własnych agentów AI w Copilot Studio. To niskokodowe narzędzie umożliwia budowanie zaawansowanych asystentów bez potrzeby posiadania doświadczenia programistycznego.

Proces tworzenia własnego Copilota rozpoczyna się od zalogowania do aplikacji Copilot Studio, gdzie możesz opisać własnymi słowami, czym ma być i co ma robić Twój agent. Następnie dodajesz źródła wiedzy, definiujesz instrukcje i testujesz działanie w czasie rzeczywistym.

Copilot Studio pozwala również na tworzenie przepływów agentów, które automatyzują powtarzalne zadania oraz integrują aplikacje i usługi. Te przepływy mogą być wyzwalane ręcznie, przez inne zautomatyzowane zdarzenia lub agentów albo na podstawie harmonogramu.

Podsumowanie: Dlaczego warto korzystać z Microsoft Copilot

Microsoft Copilot niewątpliwie zmienia sposób, w jaki pracujemy z aplikacjami pakietu Microsoft 365. Dzięki integracji sztucznej inteligencji z codziennymi narzędziami pracy, zyskujemy potężnego asystenta, który pomaga automatyzować rutynowe zadania i oszczędzać cenny czas. Badania wyraźnie pokazują, że przeciętny użytkownik może zaoszczędzić nawet 26 minut dziennie, co przekłada się na kilka godzin miesięcznie.

Różnorodność wersji Copilota – od bezpłatnej po zaawansowaną biznesową – pozwala dostosować narzędzie do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz firm każdej wielkości. Należy jednak pamiętać o odpowiednich wymaganiach systemowych oraz licencyjnych przed rozpoczęciem pracy z tym narzędziem.

Funkcje dostępne w poszczególnych aplikacjach Microsoft 365 zasługują na szczególną uwagę. Word i PowerPoint zyskują możliwość szybkiego tworzenia treści, Excel otrzymuje zaawansowane możliwości analizy danych, Outlook usprawnia zarządzanie e-mailami, a Teams pomaga w efektywnym podsumowywaniu spotkań. Wszystkie te funkcje znacząco zwiększają produktywność oraz jakość wykonywanej pracy.

Kwestie bezpieczeństwa i prywatności danych stanowią fundament usług Copilot, szczególnie w wersji biznesowej. Zgodność z RODO oraz zaawansowane metody szyfrowania zapewniają ochronę wrażliwych informacji, co jest kluczowe dla firm działających w Unii Europejskiej.

Aby w pełni wykorzystać potencjał Microsoft Copilot, warto skorzystać z dostępnych szkoleń, warsztatów oraz materiałów edukacyjnych. Microsoft oferuje bogaty zestaw zasobów, które pomogą opanować sztukę formułowania efektywnych poleceń oraz tworzenia własnych rozwiązań w Copilot Studio.

Zacznij przygodę z Microsoft Copilot już dziś, a z pewnością odkryjesz, jak sztuczna inteligencja może stać się Twoim codziennym wsparciem w pracy z pakietem Microsoft 365. Efektywne wykorzystanie tego narzędzia to nie tylko oszczędność czasu, lecz także podniesienie jakości wykonywanych zadań oraz ograniczenie rutynowych czynności. Przyszłość pracy biurowej właśnie nadeszła – wystarczy tylko otworzyć do niej drzwi.

Czytaj też: Czym jest Gemini AI od Google i jak działa?

FAQ