Choć w wielu firmach deklaruje się „cyfryzację”, codzienność wygląda zupełnie inaczej: drukarki stoją w każdym dziale, tonery zamawiane są ad hoc, a nikt tak naprawdę nie wie, ile kosztuje pojedynczy wydruk. Pracownicy drukują tam, gdzie im wygodnie, w sekretariacie leżą stosy nieodebranych dokumentów, a dział IT musi reagować na awarie urządzeń, które już dawno powinny być wymienione. To właśnie typowy obraz środowiska druku w polskich firmach. I dokładnie dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na współpracę z partnerem, który kompleksowo uporządkuje ten obszar. Jednym z liderów w tym zakresie jest Inforoffice – autoryzowany partner Canon oraz Canon Business Center, specjalizujący się w budowie inteligentnych środowisk druku i zarządzaniu dokumentami.
Wielki chaos małych decyzji – jak wygląda druk w firmach?
W większości przedsiębiorstw drukowanie rozwijało się spontanicznie – ktoś kupił drukarkę do księgowości, ktoś inny do marketingu, a potem powstała kolejna potrzeba w HR. Z biegiem lat w firmach pojawia się kilkanaście lub kilkadziesiąt różnych modeli urządzeń, z różnymi tonerami, różną obsługą i różnymi awariami.
Najczęstsze problemy:
- Brak kontroli kosztów – firmy często nie wiedzą, ile faktycznie kosztuje wydruk jednej strony, a koszty materiałów eksploatacyjnych „rozlewają się” po budżetach działów.
- Zbyt wiele urządzeń – zamiast kilku wydajnych urządzeń MFP pojawia się kilkanaście małych, nieefektywnych drukarek.
- Duże obciążenie działu IT – specjalistów od infrastruktury zajmują… tonery, błędy drukarki, zgłoszenia o zacięciach papieru.
- Problemy z bezpieczeństwem dokumentów – tajne informacje leżą na tacy odbiorczej, a wiele drukarek nie ma nawet podstawowego zabezpieczenia dostępu.
- Brak spójnego zarządzania – każdy dział robi „po swojemu”, co skutkuje chaosem, stratą czasu i brakiem standaryzacji.
Dodatkowo w dobie pracy hybrydowej i cyfrowych procesów okazuje się, że drukarki nie wspierają skanowania do workflow, chmury, czy systemów ERP. Efekt? Druk nie pomaga w pracy – często ją utrudnia.
Inteligentne środowisko druku – czyli jak powinno wyglądać dziś biuro
Nowoczesna organizacja nie traktuje drukarek jako przypadkowego sprzętu, ale jako część ekosystemu pracy. Centralnym elementem jest tu inteligentne środowisko druku – rozwiązanie, które łączy sprzęt, oprogramowanie i procesy.
Co to oznacza w praktyce?
- Mniej urządzeń, ale wydajnych i dopasowanych do potrzeb
Zamiast 12 małych drukarek – 2–4 nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne Canon, dostosowane do wolumenów pracy działów. - Pełna kontrola kosztów druku
Dzięki raportowaniu, kartom użytkowników albo systemowi uniFLOW Online firma dokładnie wie, kto, kiedy i ile drukuje. - Bezpieczeństwo jako standard
Zabezpieczenia takie jak Secure Print, szyfrowanie dysków, logowanie użytkowników, czy automatyczne czyszczenie pamięci to dzisiaj konieczność – szczególnie w działach finansowych, HR czy zarządzie. - Łatwe i szybkie skanowanie
Urządzenia MFP Canon oferują skanowanie dwustronne do workflow, e-mail, chmury albo dedykowanych systemów DMS – bez dodatkowych kroków, bez chaosu. - Stały serwis i przewidywalny koszt miesięczny
W modelu wynajmu firma płaci za to, co drukuje, a materiały eksploatacyjne i serwis zapewnia partner – w tym przypadku Inforoffice.
Rola Inforoffice: od audytu po pełne zarządzanie środowiskiem druku
Inforoffice jako Canon Business Center buduje dla firm nie tylko zestaw urządzeń, ale cały model pracy. Proces zaczyna się od audytu druku, w którym analizowane są:
- obecne urządzenia i koszty,
- wolumeny druku w działach,
- typy dokumentów,
- potrzeby skanowania,
- ryzyka związane z bezpieczeństwem.
Na tej podstawie Inforoffice projektuje nowe, zoptymalizowane środowisko druku – często redukując liczbę urządzeń o 30–60%, przy jednoczesnej poprawie jakości pracy i bezpieczeństwa. Następnie dostarcza urządzenia Canon, instaluje je, integruje z systemami, szkoli pracowników i zajmuje się bieżącym serwisem.
Efekt?
- niższe koszty (czasem nawet o 20–40%),
- mniej zgłoszeń do IT,
- szybszy obieg dokumentów,
- lepsze bezpieczeństwo informacji,
- wyższy komfort pracy pracowników.
Firmy, które wdrażają takie rozwiązanie, zyskują nie tylko lepsze drukarki, ale nowoczesny, przejrzysty i bezpieczny proces pracy z dokumentami.
Dlaczego Canon + Inforoffice to sprawdzony duet?
Canon to światowy lider technologii druku i skanowania – od kompaktowych urządzeń A4, przez kolorowe MFP A3, aż po profesjonalne systemy produkcyjne. Inforoffice od lat wdraża te rozwiązania w polskich firmach, dzięki czemu rozumie realne potrzeby biur i potrafi przełożyć technologię na praktyczne korzyści dla biznesu.
Dla przedsiębiorstwa oznacza to jedno: druk i skan zaczynają wspierać pracę, zamiast być problemem.
Artykuł partnera.