Branża eventowa nieustannie ewoluuje, dostosowując się do oczekiwań uczestników i wymagań technologicznych. W świecie, gdzie doświadczenia decydują o sukcesie wydarzeń, kluczowa staje się nie tylko ich organizacja, ale również sposób komunikacji z odbiorcami – od pierwszego kontaktu aż po ewaluację po evencie. RCS (Rich Communication Services) to technologia, która rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy, organizatorzy i marki komunikują się z uczestnikami wydarzeń. Dzięki interaktywnej formie i funkcjom znanym z aplikacji mobilnych, RCS staje się jednym z najbardziej efektywnych narzędzi wsparcia eventów – zarówno stacjonarnych, jak i online.
Interaktywność i bogata forma komunikacji RCS
Wiadomości RCS umożliwiają przesyłanie grafik, filmów, map, formularzy zgłoszeniowych, przycisków CTA (call to action) czy nawet kodów QR. Wszystko to dostępne jest bez potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji – użytkownik otrzymuje kompleksową, wizualnie atrakcyjną wiadomość bezpośrednio w swojej natywnej aplikacji do wiadomości. Dla organizatorów wydarzeń oznacza to znacznie większe zaangażowanie odbiorców i szybsze reakcje na wysyłane treści.
Promocja wydarzeń z wykorzystaniem RCS
Już na etapie promocji wydarzenia, RCS może znacząco zwiększyć jego zasięg i skuteczność. Kampania promująca koncert, konferencję czy lokalny festiwal może zawierać dynamiczną wiadomość z datą, lokalizacją, grafiką wydarzenia i przyciskiem „Kup bilet”. Kliknięcie poprowadzi użytkownika do prostego formularza zakupu lub rejestracji – wszystko bez opuszczania aplikacji wiadomości. Co więcej, możliwe jest targetowanie wiadomości do osób w określonym regionie, dzięki czemu kampania trafia do właściwej grupy odbiorców, zwiększając szanse na udział.
Bieżąca komunikacja z uczestnikami wydarzeń
W branży eventowej kluczowe znaczenie ma także bieżąca komunikacja z zapisanymi uczestnikami. RCS pozwala na wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym wydarzeniu, z dokładną godziną rozpoczęcia, mapą dojazdu oraz np. informacją o miejscu parkingowym czy warunkach wejścia. Tego typu informacje, podane w przejrzysty sposób i w odpowiednim czasie, zmniejszają ryzyko nieporozumień i poprawiają komfort uczestników. Można też łatwo poinformować o zmianach – np. opóźnieniu rozpoczęcia czy przeniesieniu wydarzenia do innej sali – bez konieczności wykonywania setek telefonów lub rozsyłania e-maili, które często trafiają do spamu.
Personalizacja komunikatów w zależności od grupy uczestników
Kolejną zaletą RCS w eventach jest możliwość personalizacji komunikacji. Dzięki integracji systemu masowej wysyłki RCS od Tide Software z systemami rejestracji lub CRM, organizatorzy mogą wysyłać dedykowane wiadomości RCS do konkretnych grup uczestników – np. VIP-ów, prelegentów, sponsorów czy osób zapisanych na konkretne warsztaty. Każda z tych grup może otrzymać inne informacje, dopasowane do ich roli i potrzeb. Taka spersonalizowana komunikacja RCS zwiększa zaangażowanie i poprawia ogólne doświadczenie uczestnika.
Automatyzacja logistyki komunikacyjnej dzięki RCS
RCS znakomicie wspiera również automatyzację komunikacji – co w przypadku dużych wydarzeń ma ogromne znaczenie logistyczne. Za pomocą zaprogramowanych scenariuszy można np. automatycznie wysyłać RCS jako wiadomości powitalne, przypomnienia godzinowe, informacje o przerwach czy pytania o satysfakcję po zakończeniu wydarzenia. Wbudowane formularze lub ankiety pozwalają zbierać opinie w czasie rzeczywistym, bez potrzeby uruchamiania zewnętrznych narzędzi. To przyspiesza zbieranie feedbacku i pozwala szybko reagować na ewentualne problemy.
Wsparcie dla wydarzeń online i hybrydowych
Wydarzenia online, hybrydowe czy transmitowane na żywo również zyskują na wdrożeniu RCS. Można w ten sposób przesyłać linki do transmisji, przypomnienia o sesjach, a także umożliwić uczestnikom zadawanie pytań do prelegentów lub udział w głosowaniach. Funkcje interaktywne zwiększają aktywność uczestników i sprawiają, że wydarzenie nie jest tylko biernym doświadczeniem, ale angażującą platformą wymiany informacji.
Komunikacja posprzedażowa i budowanie lojalności
RCS ułatwia także działania posprzedażowe i związane z budowaniem relacji po evencie. Uczestnicy mogą otrzymać podziękowanie za udział, dostęp do materiałów z konferencji, nagrania z prelekcji lub kupony rabatowe na kolejne wydarzenia. Dzięki temu kontakt nie urywa się z końcem wydarzenia, lecz przekształca się w długofalową relację, co sprzyja lojalności i powrotowi uczestników w przyszłości.
Bezpieczeństwo i zaufanie dzięki weryfikacji nadawcy RCS
Warto również podkreślić, że RCS – jako standard komunikacji operatorów – cechuje się wysokim poziomem bezpieczeństwa i autoryzacji nadawcy. Dla branży eventowej, w której ważna jest ochrona danych uczestników, to ogromna wartość. Użytkownicy mają pewność, że komunikaty pochodzą od zweryfikowanego nadawcy, co zmniejsza ryzyko oszustw czy phishingu.
RCS jako strategiczne narzędzie w eventach
Podsumowując, RCS w branży eventowej nie jest tylko dodatkiem do strategii komunikacji – to rozwiązanie, które realnie podnosi jakość obsługi, zwiększa frekwencję i pozwala lepiej zarządzać wydarzeniem. Dzięki automatyzacji, personalizacji i integracji z narzędziami CRM, organizatorzy mogą prowadzić dynamiczną, angażującą komunikację z uczestnikami, bez konieczności korzystania z wielu różnych kanałów. W dobie rosnącej konkurencji i coraz wyższych oczekiwań odbiorców, RCS staje się kluczowym narzędziem do budowania wartościowych doświadczeń eventowych.
Artykuł partnera.